事務局業務のDX化なら

  • 学会
  • 研究機関
  • 協会
  • 団体向け

会員の種別や権限、状況に応じた
煩雑な対応業務や書類対応のDX化、
諦めていませんか?

入会退会処理

会員情報変更
会費納入管理

未収督促
コミュニティ運営

ナレッジ共有
セミナー・イベント
申込受付
電子選挙開催
集計報告
会議日程調整
各種資格制度
WEB審査

事務局業務における会員管理、 こんなお悩みありませんか?

会員によって参加分野や権限が違うため、 伝えるべき情報もやってもらうことも異なる。化して効率よく情報提供や管理ができないか・・

会費の未入金管理や督促をアナログでやっていて大変。システム化してストレスから解放されたい・・

委員会や部会単位で頻繁に専用サイトを立ち上げるが、その都度構築費用やサーバ費用がかさむ・・

会員向けのアンケートや市場調査などもやっていきたいが、日々の会員管理業務や問い合わせ業務に追われ、実施できないのが現状・・

事務局業務自体が特有の業務内容・運用フローで業務の標準化がしづらい。

会員同士のコミュニケーション、オンラインでとれる環境も提供できたら・・

なら解決できます!

ディスカッションを重ね お客様も納得の課題整理

オークはお客様とのディスカッションを重視しております。
課題把握にとどまらず優先順位や将来的なビジネス戦略まで共有し開発に入ります。

機能パッケージの組み合わせによる課題解決

多くの開発経験から生まれた豊富な機能パッケージの組み合わせにより、お客様にフィットした専用管理画面を構築します。
まずはミニマムに機能実装し、運用しながら機能拡張することも可能です。

独自開発にも対応できる高い技術力

お客様の運用フローや業務にあわせたカスタマイズや完全独自機能開発も可。保守性や将来的拡張も考慮し長くご利用いただけるシステムをご提供します。

お取引団体・企業

  • 公益社団法人日本産業衛生学会
  • 一般社団法人日本ホスピタルアライアンス
  • 一般社団法人日本公衆衛生学会
  • 国立研究開発法人国立がん研究センター
  • 公益財団法人生命保険文化センター
  • ダイダン労働組合
  • 一般社団法人全国サービサー協会
  • フクダコーリン株式会社
  • 日本キリスト教団横浜菊名教会 等

(敬称略)

導入事例集の表紙

課題別の導入機能・改善効果がわかる! 導入事例集を無料でご提供!

オークに任せて良かったと 実感頂ける価値

フェーズ1 機能要件ヒアリング・詳細分析・基本設計

現状

  • 自分の担当業務しか把握していない。業務全体の流れや課題がわからない。
  • 不満から課題まで大小さまざまな意見をまとめきれない。
  • 手作業で行っている複雑な業務をどう改善できるかわからない。

実感いただける価値

漠然と課題を感じているばかりでどう解決すべきか全くわからなかったが、課題と方針を整理してもらえて期待が高まります。

既存システムに対する改善要望点、手作業で行っていた非効率的な業務など、個人的な不満から根本的な課題まですべてを引き出してもらって整理ができました。

お客様の組織の特性や業界を理解するためのディスカッションを重ね、 最適なDX化を提案します。

  • ミーティングを重ね、既存システムの仕様と課題を全方位へヒアリングして把握します。
  • 事務局や担当委員会が経験値で対応しているアナログ業務まで理解します。
  • 事務処理の全フローを視覚化し課題を明確にしたうえで、システム化すべき機能を特定します。

フェーズ2 UI/UXデザイン・開発・テストフェーズ

現状

  • どのような画面・使い勝手になるのか早めに確認をとっておきたい。
  • 基本方針は理解したけど、見てから出てくる要望も多そう・・
  • パッケージだと私たちの業務にあった機能はないし、だからといって個別開発だと高くつきそう・・

実感いただける価値

先生方にもモックアップを見て頂くことで、操作イメージがわかりやすいと好評!積極的にご意見を頂くことができました!

開発過程での意見やフィードバックも随時どう取り込むか検討してもらい、さらに使い勝手や機能を詰めていくことができました!

システムの技術力とデザイン力、どちらも兼ね備えた開発チームが お客様と共に使い勝手の良さを追求します。

  • オーク独自のシステム開発の枠組みを活用することで、短納期、高品質、低価格での機能開発が実現できます。
  • 様々な年齢層かつ様々なITスキルの会員像を考慮し、多くの方に使って頂けるUIを検討します。
  • 検証中に気付いた追加要望や調整点にもできる限り柔軟に対応します。

フェーズ3 リリース稼働・運用

現状

  • システム変更による混乱やトラブルが起きないかとても不安・・
  • 情シス部門がないので、サーバ移行や旧システム開発会社との段取り等わからないことだらけ。
  • 実際に使いはじめて気づくことも多そう・・会員からの意見や要望に対応できるかな・・

実感いただける価値

会員からの問い合わせ件数が減り対応業務がスムーズになりました!他の事務局メンバーからも業務軽減になったという嬉しい声が続出!

稼働後も年間で限られた保守予算の中で柔軟に機能改善の提案をしてもらえるので安心!

郵送料や紙の使用量の削減にもつながりました。

導入サポートやセキュリティ面含め手厚くサポート、 運用後も安心してご利用頂けます。

  • 旧システム切替えの段取りや会員向け告知などシステム移行に伴う対応全般をサポートします。
  • 新システムが安定稼働するまで問い合わせ対応や軽微な調整作業も柔軟に対応します。
  • 開発担当ディレクターが保守運用後も継続的に改善や運用サポートを行います。
導入事例集の表紙

課題別の導入機能・改善効果がわかる! 導入事例集を無料でご提供!

機能のご紹介

まずはここから

会員サイトにおいて比較的ベーシックとなる管理機能

  • 会員情報管理 (新規、編集・削除)
  • 会員データ検索 ・CSV出力
  • 会員申込申請管理
  • 会員退会・変更 申請管理
  • 会員種別管理 (グループ管理)
  • メルマガ配信管理
  • ホームページ管理 (CMS)
  • 問合せフォーム管理
  • ドキュメント (ファイル) 管理
  • 管理者管理
  • 管理者通知管理
  • ログ機能
  • 会員情報変更機能
  • マイページ機能
  • 会員限定ページ
  • 会員専用 お問合せフォーム

サイトのUIデザイン、マルチデバイス最適化(レスポンシブ)、多言語サイト対応、
アクセシビリティ対応、SEO対策、アクセス分析などもお任せください!

運用後の機能拡張も!

用途に応じて導入する管理機能例

  • 入金管理
  • カード決済 機能連携
  • スケジュール 調整管理
  • 電子選挙管理
  • 新規会員推薦機能
  • パーソナル通知機能
  • アンケート管理
  • イベント 受付管理
  • 会員間 コミュニケーション機能
  • 電子会議室 (掲示板) 管理
  • 定期発行物配送管理
  • ラベル出力機能

特殊な業務や運用フローには

お客様専用の独自機能開発

独自の業務内容やフローに合わせた専用機能開発

団体特有の管理業務や運用フローに合わせた専用機能を開発いたします。開発においては、まずは現状業務をヒアリングして業務フロー図を作成し、そこからWEB化に向けた設計・開発を行います。

基幹システムや外部サービスとの連携

外部APIの利用して基幹システムや外部サービスで管理している会員データ等を取得したり、または独自APIを開発し必要なデータを外部に受け渡しすることで、さらなる業務のDX化が見込めます。

お客様のポリシーや状況に合わせた

WEBアプリケーションセキュリティ対応

  • サイトアクセス制御
  • 会員ログイン制御
  • プライバシー設定

WEBサーバ・インフラ対応

  • セキュリティ診断 シート記入対応
  • 脆弱性診断対応
  • サーバセキュリティ サービス提案・導入
導入事例集の表紙

課題別の導入機能・改善効果がわかる! 導入事例集を無料でご提供!

開発中も、運用後も。手厚いサポートでずっと安心!

非営利法人などの組織の場合、社内に情報システム部門を持たないお客様もいらっしゃいます。
オークは「システムを提供して終わり」ではなく、お客様及びその会員様に長く安心してご利用頂くことを目的として、 お客様に寄り添い適切なサポート対応を行っております。

定例会の主催・調整役

システム導入にむけてお客様側でワーキンググループが発足された場合や、運用後の定期的な会議体において、会議進行や調整役をオークで担いスムーズな推進サポートを行います。

改善課題のヒアリング、 優先順位のご提案

システム導入にむけてお客様側でワーキンググループが発足された場合や、運用後の定期的な会議体において、会議進行や調整役をオークで担いスムーズな推進サポートを行います。

他の開発会社様やサービス会社との連携・調整

データ連携などで他社様との情報共有や調整が必要となる場合もご依頼ください。打合せ含めて対応させていただきます。

事務局業務における会員管理の困りごとや DX化のご相談、無料で承ります。 お気軽にご連絡ください。

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お急ぎの場合はお電話でも承ります。
045-628-4772 (営業時間:平日10:00~18:00)

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